Politiske møter

Hvem får innkalling til møtene?

• Alle faste medlemmer og varaene i kommunestyret, formannskapet, utvalgene og rådene får innkalling til de respektive møtene.
• I tillegg blir relevante personer kalt inn fra administrasjonen.
• Vi anbefaler at varaene holder av møtetiden i kalenderen sin. Vara kan bli innkalt på kort varsel.

Hvor finner jeg sakspapirene?

Det er flere steder du kan finne sakspapirer til møtene:

• I politisk møtekalender
• På «POL Politisk fellesområde» på Teams

Saker unntatt offentlighet

Hvis det er møtepapirer som er unntatt offentlighet, vil de bli sendt til dere via deres digital postkasse (Altinn, Digipost eller lignende)

Møteplikt og melding av forfall

Møteplikt

Som medlem og varamedlem av et kommunalt folkevalgt organ, plikter du å delta i organets møter hvis du ikke har gyldig forfall.

Du bør sette av tid til møtene i kalenderen din. Dette gjelder også for vararepresentanter, som ofte blir innkalt på kort varsel.

Forfall

Forfall meldes på e-post til politisksekretariat@nordrefollo.kommune.no. Det er sekretariatet som innkaller vara.

Husk å oppgi hvorfor du ikke kan stille og sett gruppelederen din eller utvalgsleder på kopi. Dette gjelder møter i kommunestyret, formannskapet, utvalgene og rådene.

Å avslå møtet i kalenderinvitasjonen i Outlook, vil ikke bli registrert som forfall.

Siden det er møteplikt, er det viktig at du avtaler med gruppelederen din hvis du er det minste i tvil om forfallsgrunnen er gyldig. Gjør dette før du melder forfallet til politisk sekretariat.

Varamedlemmer får innkalling til møtene til informasjon, men møter bare etter særskilt innkalling. Du bør markere møtet som «foreløpig» i kalender din, slik at du kan rykke ut på kort varsel.

Hva er gyldig forfall? 

Utdrag fra politisk reglement, avsnitt 2.2.3:

Gyldig forfall er sykdom eller andre hindringer som gjør det umulig eller uforholdsmessig byrdefullt å møte. Det er ikke nok at det er vanskelig eller ubehagelig.

Eksempler som kan utgjøre gyldig forfall er:

• Sykdom
• Sterke velferdsgrunner
• Hensynet til arbeidsgiver ved helt spesielle omstendigheter
• Eksamen eller andre tungtveiende grunner knyttet til studier

Ordfører eller utvalgsleder skal prøve om forfall er gyldig, ved usikkerhet om vilkårene er oppfylt.
Medlemmer og innkalte varamedlemmer skal melde forfall til politisk sekretariat. De skal også melde ifra om hvorfor de har forfall.

Hvordan registrer jeg godtgjøring for møtene?

Det er viktig at du etter hvert møte registrer møtegodtgjøringen din i MinGat. Du logger deg inn med ansattnummer og passord.

På Politisk fellesområde på Teams finner du mange brukerveiledninger, blant annet hvordan du skal registrere i MinGat.