Personvernerklæring og informasjonskapsler

Hva betyr personvernreglene (GDPR)?

Den 20. juli 2018 trådde en ny personvernlovgivning (også kalt GDPR) i kraft. Dette medfører at personvernlovgivningen blir lik i hele Europa. Loven gir deg som innbygger større innflytelse på hvordan dine personopplysninger skal behandles og hvem som skal få tilgang til dem.

Det blir stilt strengere krav til dokumentasjon og risikovurderinger for virksomheter og de registrertes rettigheter er styrket på flere områder.

Lovverket gjelder for alle registre hvor dine personopplysninger er samlet på en strukturert måte og hvor det er mulig å søke etter kriterier (dvs. type opplysninger som diagnose, m.fl.)

De nye reglene innebærer blant annet:

• Mer åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som samler opplysninger om deg skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysningene skal brukes
• Bruk av personopplysninger skal begrunnes og begrenses. Det vil ikke være lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for knyttet til forskjellige lover, skal slettes
• Uriktige eller ufullstendige opplysninger skal rettes
• Under visse betingelser kan man ha en rett til å ta med seg personopplysninger fra en virksomhet til en annen
• Du får i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger
• Du kan slippe at det blir tatt viktige avgjørelser om deg basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger («profilering»)

Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Nordre Follo kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester. Vi gjør det også for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi

• samler inn opplysningene
• registrerer dem
• setter dem sammen
• lagrer dem eller
• utleverer dem

Du vil få beskjed hvis Nordre Follo kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre sine lovpålagte oppgaver.

Du vil bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene. Du vil også bli informert om hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine?

For at Nordre Follo kommune kan levere kommunale tjenester og ytelser til deg som innbygger er det nødvendig å behandle personopplysninger.

Det gjelder også i relasjon til kommunens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

• Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger
• Ny personopplysningslov utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte områder
• Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. Dokumenter som ikke er unndratt er tilgjengelig i offentlig journal på hjemmesiden
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter
• Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon
• Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen
• Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet. Det vil si hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:

• Kommuneloven
• Arbeidsmiljøloven
• Barnevernloven
• Sosialhelsetjenesteloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Helseregisterloven
• Folketrygdloven
• Nav-loven
• Regnskapsloven
• E-kom loven

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Dersom det er tilfellet vil du bli informert om hva behandlingen går ut på og kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Nordre Follo kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.

Hvis det er nødvendig, kan vi hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre. Eksempler på dette er ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Dette kan vi gjøre fordi vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere. 

Hvilke personopplysninger behandler vi?

• Kontaktopplysninger som
• navn
• adresse
• telefonnummer
• e-postadresse
• Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som
• fødselsnummer
• d-nummer
• kjønn
• statsborgerskap
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis
• navn på ektefelle eller samboer
• barn
• sivilstatus
• Helseopplysninger som
• diagnose
• foreskrevne medisiner
• Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger bruker, eksempelvis
• barnehage
• skole
• byggesak
• renovasjon 

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger. Vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene.

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

• uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
• opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for dem
• opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

Nordre Follo kommune foretar en sikkerhetsvurdering av de dataprogrammene som kommunen bruker.

Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren. Avtalen skal regulere sikkerheten rundt behandlingen av opplysningene og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrifter.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette vil variere iht. hvilken lov som kommer til anvendelse.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Kommunedirektøren i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Hvilke rettigheter har du?

Rett til innsyn

Når kommunen behandler opplysninger om deg, kan du få vite

• hvilke data som behandles
• hva opplysningene brukes til
• hvor lenge opplysningene skal lagres

Du kan be om å få innsyn i dine personopplysninger. 

Be om innsyn

Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og senest innen 30 dager etter at vi har mottatt innsynsbegjæring.

Rett til rettelse av ikke korrekte opplysninger

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du be om at vi korrigerer informasjonen. Hvis vi oppdager feil, vil vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Dersom du selv oppdager feil, ta kontakt med oss.

Rett til sperring eller sletting

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet dem inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet.

Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, som arkivloven m.fl.

Rett til innsigelse/ protest

Du kan i visse tilfeller protestere på at vi behandler opplysninger om deg. Dette kan føre til begrensning i bruk av opplysningene for en periode.

Rett til kopi av egen data (dataportabilitet)

Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format.  Du har også rett til å få disse overført til en annen virksomhet.

Rett til å klage

Du kan klage hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her. Du kan også klage hvis vi på andre måter bryter personvernlovgivningen. Hvis du fortsatt ikke er fornøyd med våre rettelser, kan du kontakte Datatilsynet på nett.

Fritak

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis. Unntaket er hvis anmodningene dine åpenbart er grunnløse eller overdrevne. Hvis kommunen nekter å etterkomme anmodningen din, har den selv bevisbyrden.

Anmodning om endring m.m.

Dersom du ønsker å anmode om en endring av personopplysninger, ta kontakt med kommunens personvernombud.

Informasjonskapsler

Lov om elektronisk kommunikasjon, § 2-7 b regulerer bruk av informasjonskapsler (cookies).

Ved å gå inn på våre nettsider, samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser – så lenge innstillinger i nettleseren er satt til å godta informasjonskapsler og det finnes informasjon om bruk av disse på nettsiden.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lagres på datamaskinen, mobilen eller for eksempel nettbrettet ditt.

Informasjonskapslene lagres bare lokalt. De gir ikke Nordre Follo kommune tilgang til opplysninger om deg og din bruk ut over det som står beskrevet på denne siden.

Analyseverktøy

Vi bruker Siteimprove og Google Analytics 4 for å samle statistikk om bruken av nettstedet. Med informasjonskapsler kan vi registrere hvordan siden og tjenestene blir brukt. Vi kan også løpende foreta forbedringer, slik at de blir enklere og bedre å bruke.

Vi får informasjon om

• hvilke sider og tjenester som blir brukt
• hvor brukerne kommer fra 
• tid brukt på sidene
• hvordan brukerne navigerer inne på sidene 

Siteimprove og Google Analytics samler inn din IP-adresse, men denne slettes før data lagres. Besøksdata knyttes dermed ikke direkte til deg som bruker. Du vil alltid være anonym for oss.

Skjema

Vi bruker Prokom Sem og Stenersens løsning Kommune 24:7 for våre kontaktskjema. Disse bruker informasjonskapselen ASP.NET_SessionId for å muliggjøre navigering som en innlogget bruker.

En skjemaside som ikke bruker informasjonskapsler vil hele tiden anta at du er en ny bruker for hver side du navigerer til. Uten informasjonskapsler vil du for eksempel ikke kunne logge inn i skjema, og du vil heller ikke kunne laste opp vedlegg i skjemaet.

cult er en informasjonskapsel som brukes for å lagre språkoppsett i de elektroniske skjemaene. Slettes når du lukker nettleseren.

Chatrobot - Kommune-Kari

Når du bruker chatløsningen til kommunen, lagrer vi ingen personopplysninger om deg. Vi krypterer IP-adressen din slik at ingen kan spore samtalen tilbake til deg.

Mer informasjon om hvordan vi håndterer personvern i forbindelse med chatløsningen Kommune-Kari:
Informasjon om personvern i chatløsninger fra Sem & Stenersen Prokom

Bruk av nordrefollo.kommune.no uten informasjonskapsler

Du kan bruke nordrefollo.kommune.no uten informasjonskapsler om du ønsker det. Hvis du logger på Min Side må du tillate bruk av økt-informasjonskapsler.

I innstillingene i nettleseren din kan du velge om, og eventuelt hvilke, nettsider som får lov til å lagre informasjonskapsler på din maskin.

Du kan selv bestemme om du ønsker å akseptere eller avslå å samtykke i lagring av informasjonskapsler/cookies.

Kontakt personvernombudet i Nordre Follo kommune

Nordre Follo kommune har etablert Personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger.